招へい事務局.com

サービス案内

連絡調整業務

せっかくのご来日、往復の行程やご滞在中もリラックスして楽しんでいただけたら一番ですね。
とはいえ、公務でのご来日なので、あまり羽目を外していただくわけにも参りません。

基調講演者を招待したら一族郎党ひきつれて来日した、なんて笑えない事態は今でこそほとんど見られなくなりましたが、旅費の規定や制限といった無粋な話は、どうしても必要ですね。
先様に気を使わせず、なおかつ締めるところはキチンと明示しなければなりません。

私たちは、招待講演者から会議参加者、はてはスポンサー企業の広報担当者など、様々な思惑や要望を抱いた関係者全員と、主催者さまの規定、ご要望、ご予算等を総合的に踏まえた上で、連絡調整を承っております。ご要望のヒアリング、規定との照合、次善策のご提案など、単なる日程調整にとどまらないプロフェッショナルなサービスを提供します。

空港お出迎えサポート

成田に到着、会場は都内、移動はリムジンバスでといった場合、段取りを手配する側が準備万端整えても、いざ本番となると、航空機が遅延したり、入国手続きに時間がかかったりと、予定通りにことが運ばないケースがままあります。そんな時、到着ロビー出口付近で、頭の隅で『ひょっとして、行き違いしたかも??』など不安な気持ちを抱えたまま、辛抱強く待っているのは、精神衛生上よろしくありません。
是非、我が社の空港出迎えサービスをご検討ください。早朝、深夜の対応はもちろん、ミート後にはメールで報告いたします。お客様はホテルや会場でお待ち下さい。

証憑回収サポート

海外の招待旅行手配では、「搭乗券の半券を提出しなければならない」とか、「旅行者本人の立替え払いは所得税の対象になる」といった細かいことは、あまり意識されないようです。
 たとえば、UCLAの教授を基調講演者としてお招きしたいが、スケジュールの都合上、日本側では部分的にしか費用負担できないケースがあったとします。

来日前にソウルで別のレクチャーがあり、日本での用務後はマニラへ、その後帰米するといったときに、日本と韓国とフィリピンそれぞれの主催者が費用分担するといったコーディネートでは、搭乗券半券が要求されるのは大抵日本のみで、韓国やフィリピンでは航空券費用の領収書で現地通貨で払い戻し可能だったりして、こういった温度差もあいまって「搭乗券半券を保管しておかないといけない」と意識していただけないことが多くあります。

ただ、状況はどうあれ証憑は必要ですね。我が社の証憑回収サポートでは、旅行前・来日中・離日後それぞれのステージで招聘者さまにリマインド、半券回収をお手伝いします。是非ご検討ください。

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